Kuntasektori elää Suomessa parhaillaan poikkeuksellista murrosaikaa vahvan digitalisoitumisen ja hyvinvointialueiden järjestämisen myötä.
Tukena nopeassa muutoksessa on Suomen Kuntaperintä, joka auttaa julkista sektoria perintäpalveluiden toteuttamisessa pitkällä kokemuksella. Yksi kumppaneista on reilun 21 000 asukkaan Siilinjärven kunta Pohjois-Savossa.
– Kunta-ala on siinä mielessä hieman oma maailmansa, että meitä ohjaa kuntalain ohella erityislainsäädäntö, toteaa Siilinjärven kunnan tarkastusasiantuntija Päivi Heikkinen.
Heikkisen mielestä onkin tärkeää, että Suomesta löytyy myös sellainen perintäyritys, joka on erikoistunut juuri kuntien sekä esimerkiksi sotetoimijoiden perintään.
– Substanssiosaaminen tästä meidän toimintaympäristöstä on erilainen kuin siinä tapauksessa, jos asiakaskunta olisi painottunut enemmän yksityiseen yritysmaailmaan.
Siilinjärven yhteistyö Suomen Kuntaperinnän kanssa on sujunut alusta lähtien hyvässä yhteisymmärryksessä. Heikkinen arvostaa sitä, miten vastuut ja askelmerkit olivat jo alussa hyvin selvillä.
– Kaikki valmisteltiin huolellisesti ja työskentely on ollut helppoa. Me hoidamme omat vastuumme ja voimme luottaa, että Suomen Kuntaperintä hoitaa loput. Tekeminen on mukavan systemaattista ja koko Siilinjärven kunnassa uskotaan, että hyvä perintäprosessi osaa ottaa asiakkaan elämäntilanteen huomioon. Niin edesautetaan perinnän sujumista reilusti ja joustavasti.
“Hyvään lopputulokseen päästään kun nähdään se ihminen siellä laskujen tai saatavien taustalla.”
– Meille asiakaslähtöisyys on ehdottoman tärkeää. Hyvään lopputulokseen päästään kun nähdään se ihminen siellä laskujen tai saatavien taustalla. On osattava tarkastella asioita aina myös hänen näkökulmastaan ja tarvittaessa kyettävä neuvottelemaan.
Päivi Heikkinen näkee, että ohjeistavalla ja inhimillisellä palvelulla voi olla erityisesti nuorten ihmisten kohdalla suurikin merkitys henkilön tulevaisuuteen.
– Mukana voi joskus olla vähän kasvatuksellinenkin elementti. Nuori ei välttämättä aina täysin ymmärrä sen seurauksia, jos jättää maksunsa hoitamatta, Heikkinen pohtii.
Hyvin suunniteltu ja toteutettu perintäprosessi tuo myös sujuvuutta ja ennustettavuutta kunnan omaan arkeen.
– Se vapauttaa meiltä resursseja, kun perintätyö hoidetaan tehokkaasti ja prosessi on selkeä. Minusta saatavien kotiuttaminen Siilinjärven kuntaan on nopeutunut.
Myös asiakkaat ovat Heikkisen mukaan olleet tyytyväisiä kohtaamisiinsa Suomen Kuntaperinnän kanssa.
– Olemme kuulleet ihmisiltä positiivista palautetta.
Oletko kiinnostunut yhteistyöstä kanssamme? Ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme.
Suomen Kuntaperintä on täysin kotimainen perintäyritys, joka on erikoistunut auttamaan kuntia, hyvinvointialueita sekä julkisomisteisia yrityksiä perintäpalveluiden toteuttamisessa.
Artikkelikuva Siilinjärven kunta / Mika Antikainen, teksti Miikka Rusi.
Jo lähtöasetelma on toisinaan haastava. Perintäyrityksen kanssa asioiminen saattaa herättää ihmisissä huolia – ja joskus pelkkä perintä-sanan kuuleminen aiheuttaa pelkoa.
Oulun kaupungilla työskentelevälle erityisasiantuntijalle Teija Lehtosaarelle ilmiö on tuttu. Hän kuitenkin kokee, että turhaa ahdistuneisuutta perintäprosessin aikana saadaan lievennettyä melko yksinkertaisilla asioilla.
– Perinnässä asiakaspalvelu on hyvin keskeisessä roolissa. Ihmisten kohtaamisella, ystävällisyydellä ja rauhoittavalla olemuksella on paljon merkitystä.
Lehtosaaren mukaan erityisesti hyvän kommunikaation ja selkeiden vaihtoehtojen avulla perintätoimisto voi rohkaista ja auttaa asiakasta jo paljon eteenpäin. On myös kaupungin intresseissä saada asiat selvitettyä
– Tuodaan tietoon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa niitä keinoja, joilla voi hoitaa asioitaan maksuvaikeuksien koittaessa. Ja kerrotaan ymmärrettävällä tavalla mahdollisuuksista saada vaikka maksuaikaa tai maksujärjestelyä.
Oulun kaupungin kumppanuus Suomen Kuntaperinnän kanssa alkoi vuonna 2021. Yhteistyö kuntiin erikoistuneen perintäyrityksen kanssa oli alusta alkaen sujuvaa.
– Saimme sovittua kaikki meille tärkeät asiat Suomen Kuntaperinnän kanssa erittäin hyvin. Lähtien esimerkiksi siitä, että maksumuistutusten pohjat ovat ilmeemme näköiset ja sisältävät kaikki asiakkaalle sekä meille toimeksiantajalle olennaiset asiat, Lehtosaari kiittelee.
Lehtosaaren mielestä yhteistyössä erityisen hyvää on ollut se, miten vuoropuhelu ja tiedonkulku on sujunut kaupungin ja perintäyrityksen välillä. Perintäasioissa kummallakin osapuolella on vahvaa erityisosaamista juuri kunta-alasta toimintaympäristönä.
“Molemmat osapuolet voivat auttaa ja oppia jotakin toisiltaan.”
– On ollut hedelmällistä vaihtaa molemmin puolin tietoa ja asiantuntemusta perintälain soveltamiseen ja perintäprosessiin liittyen. Molemmat voivat auttaa ja oppia jotakin toisiltaan.
Oulun kaupungissa yhteistyö on koettu helpoksi ja Suomen Kuntaperinnän asiantuntijat saavat Teija Lehtosaarelta kiitosta ammattitaidostaan.
–Suomen Kuntaperinnän ihmiset ovat todella ammattitaitoisia ihmisiä ja heillä hyvä tiimi. Tähän mennessä saatujen kokemusten perusteella voin ehdottomasti suositella heitä kumppaniksi.
Oletko kiinnostunut yhteistyöstä kanssamme? Ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme.
Suomen Kuntaperintä on täysin kotimainen perintäyritys, joka on erikoistunut auttamaan kuntia, hyvinvointialueita sekä julkisomisteisia yrityksiä perintäpalveluiden toteuttamisessa.
Artikkelikuva iStock, teksti Miikka Rusi
Kun alkuvuodesta 2019 syntyi Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä eli Keusote, se toi jäsenkunnilleen Hyvinkäälle, Järvenpäälle, Mäntsälälle, Nurmijärvelle, Pornaisille ja Tuusulalle mukanaan paljon uutta.
– Oli meille iso muutos yhdistää kuusi kuntaa yhteen organisaatioon. Alkuun oli paljon selvitettävää ja läpikäytävää, toteaa Keusoten palveluesimies Elise Takala.
Samalla myös perintäprosessi oli päivitettävä ja järjesteltävä uudelleen. Keusoten yhteistyö Suomen Kuntaperinnän kanssa alkoi yhteisillä palavereilla ja toiveiden sekä tarpeiden kartoittamisella.
– Kommunikaatio välillämme on sujunut alusta lähtien hyvin. On ollut sellainen olo, että Suomen Kuntaperintään on helppo olla yhteydessä ja kysyä mitä vain.
Kunta- ja sote-alaan erikoistunut perintäyritys ymmärtää julkisen palveluntuottajan toimintakentän ja lainsäädännön, mikä lisää yhteisymmärrystä. Tämä voi näkyä muun muassa käytännön vinkkeinä hyvistä toimintatavoista.
– Meitä on autettu ja olemme saaneet konsultaatiota kehittämiskohteissa. Esimerkiksi meillä havaittiin laskupohjassa eräs pieni puute, johon saatiin täsmennys.
Sotealueen tarkoitus on turvata asukkaiden hyvinvointia sekä tuottaa yhdenvertaisia, ihmislähtöisiä palveluita. Käytetty perintäyritys ei saa olla tässä asiassa poikkeus.
– Vaikuttaa siltä, että Suomen Kuntaperinnällä on erinomaiset asiakaspalvelijat, jotka osaavat suhtautua rauhallisesti ja ymmärtäväisesti asiakkaisiin.
Sote-palvelujen perinnässä asiakkaat voivat esimerkiksi olla hyvin iäkkäitä, tai heillä voi olla sairauksia tai muita toimintarajoitteita, jotka aiheuttavat haasteita asioiden selvittämiseen.
“Kyllä asiat saadaan lopulta aina järjestettyä.”
Hyvällä kommunikaatiolla ja ihmislähtöisellä asiakaspalvelulla voidaan parhaiten auttaa mutkikkaissakin asioissa eteenpäin. Tärkeää on, että asiakas saa ymmärrettävää tietoa tilanteestaan ja selkeät toimintaohjeet.
– Joskus täytyy rauhoitella ihmisiä, että nyt ei ole tulossa maksuhäiriömerkintää tai vastaavaa. Kyllä asiat saadaan lopulta aina järjestettyä, Takala toteaa.
Keusotessa kumppanuus Suomen Kuntaperinnän kanssa on koettu helpoksi ja luonnolliseksi. Osaava asiakaspalvelu saa kiitosta ja online-palvelu on koettu helppokäyttöiseksi.
– Meille ihan perusasiat ovat tärkeitä, se että arki rullaa. Nyt perintäasiat sujuvat meillä oikein hyvin.
Oletko kiinnostunut yhteistyöstä kanssamme?
Ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme. Suomen Kuntaperintä on täysin kotimainen perintäyritys, joka on erikoistunut auttamaan kuntia, hyvinvointialueita sekä julkisomisteisia yrityksiä perintäpalveluiden toteuttamisessa.
Artikkelikuva Tuusulan kunta / Antti Kallio, teksti Miikka Rusi.
Puolangan kunta otti Kuntaperinnän palvelut käyttöön kesäkuun 2021 alussa. Aikaisemmin perinnästä oli vastannut yksityinen perintätoimisto, mutta nyt haluttiin hyödyntää kuntiin erikoistuneen perintätoimiston palveluita.
– Käynnistys vei kunnassa yhteensä muutaman päivän työpanoksen, kartoitimme yhdessä tarpeet mitä haluamme sekä kävimme läpi vastuualueet, kertoo Puolangan Va. hallintojohtaja Henri Pätsi.
Kunnan laskutuksesta vastaavat sihteerit osallistuivat aloituspalaveriin, koska Kuntaperinnälle tarvittiin tieto mikä taho kulloinkin laskuttaa. Asiakkaalla eli kuntalaisella pitää olla tieto, mistä lasku on hänelle tullut.
– Käyttöönotto sujui nopeasti, kaikki oli vaivatonta. Usein pitää esimerkiksi huolehtia itse että asiat etenevät, mutta Kuntaperintä ehdotti aktiivisesti toimenpiteitä ja aikatauluja miten käyttöönottoa vietiin eteenpäin, Pätsi jatkaa.
Lyhyen kokemuksen perusteella yhteistyö on toiminut hyvin, Kuntaperinnän asiantuntijat esimerkiksi vastaavat kysymyksiin yleensä saman päivän aikana.
– Kuntaperinnän järjestelmä on myös hämmästyttävän helppo käyttää, Pätsi toteaa.
Palautetta on tullut myös jopa asiakkailta, että perintäkulut ovat kohtuulliset, kun normaalisti jo maksusuunnitelmien laatimisesta peritään isot summat. Pätsin mukaan onkin tärkeää, että kun kunta on velkojana, sillä ei ”tehdä bisnestä”. Kuntaperinnällä on myös yksityisiä perintätoimistoja selkeästi pitemmät maksusuunnitelmat, mikä osaltaan hyödyttää sekä kuntaa että kuntalaisia.
– On tärkeää, että saatavat kotiutuvat, mutta siten että huomioidaan myös kuntalaiset, hän korostaa.
Yksi iso etu on siinä, että kunta sai ulosoton sähköisen hakijaluvan, jotta Kuntaperintä voi toimia teknisenä toimijana saatavien ulosottoon siirroissa, suoran yhteyden kautta. Tämä hyöty korostuu, jos kunnassa on esimerkiksi paljon perinnän kautta haettavia terveyskeskusmaksuja. Hakijaluvan hyödyntäminen vähentää huomattavasti kunnassa tehtävää työtä.
Kysyttäessä arvosanaa palveluille, Pätsi miettii hetken ja antaa yhdeksän.
Yhteistyö hyödyttää kaikenkokoisia kuntia
Ajatus Kuntaperinnän palveluista tuli Puolangalle alunperin Monetra Oulusta, joka hoitaa kunnan taloushallinnan. Monetra oli myös aloitusvaiheessa mukana, koska heidän asiantuntijat tunsivat entuudestaan Puolangan kunnan työntekijät.
– Monetra tarjoaa kunnille talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Yhdessä Kuntaperinnän kanssa voimme tarjota kaikki palvelut hankinnasta perintään, mikä on sitten viimeinen linkki kokonaisuudessa, kertoo Monetran asiakkuuspäällikkö Sanja Starck.
Hänen mukaansa kokemukset yhteistyöstä ovat olleet huippuhyviä, asiakkailta on tullut pelkkää positiivista palautetta. Projektit ovat menneet loistavasti ja nopeasti, palvelun piiriin siirtyminen on sujunut jouhevasti.
– Kuntaperinnällä on hirveän hyvä ote asioihin, loistava paketti jossa tulee niin meille kuin asiakkaillekin selväksi mistä on kyse, ja kuka tekee mitäkin. Luonnollisesti heillä on rautainen kokemus perintäpalveluista, Sanja jatkaa.
Verrattuna yksityisiin perintäpalvelun tarjoajiin Kuntaperinnällä on Sanjan mukaan pitkä lista etuja:
- Perintää tehdään niin ihmisläheisellä ja humaanilla otteella kuin voi.
- Asiakasymmärrys on olemassa valmiina läpi prosessin, eli kunnan ei tarvitse avata omaa toimintaansa, näin säästyy aikaa ja vaivaa käyttöönotossa.
- Toiminta on läpinäkyvää ja kustannustehokasta.
- Asiakaspalvelu pelaa, palvelukanavat ovat kunnossa ja yhteyshenkilöt ovat aina tavoitettavissa.
- Kuntaperintä on kotimainen voittoa tavoittelematon toimija, tulovirrat jäävät Suomeen ja perintämaksut ovat kohtuullisia.
- Perimmäisen tavoitteen saavuttaminen, eli perinnässä olevat maksut saadaan tehokkaasti tuloutettua kunnalle.
Puolangan jälkeen useat muutkin lähialueen kunnat ovat kiinnostuneet palveluista, kysyntää on tullut jopa hämmentävän paljon ja lyhyellä aikataululla.
– Markkinointia ei ole hirveästi tarvinnut tehdä, mikä on asiakkuuspäällikön näkökulmasta oikein hyvä. Meillä on palvelu, joka menee myymättä kaupaksi, Sanja iloitsee.
– Voin sanoa, että itsekin hengitän helpommin kun on yksi huoli vähemmän, että voidaan tarjota asiakkaalle laadukasta yhteistyötä kautta linjan.
Kuva: Puolangan kunnan kuvapankki
– Pahimmillaan perintä saattoi jäädä pitemmäksi aikaa tekemättä kokonaan, muistelee talousjohtaja Mikael Boström.
– Lähtökohtana vaihdoksessa oli tasapuolinen kohtelu, ja työajan vapauttaminen muihin kuntalaisten palveluihin, sanoo hallintopäällikkö Camilla Söderström.
– Jos laskuja ei makseta, siirtyvät ne muiden kuntalaisten maksettaviksi, Söderström jatkaa.
Suomen Kuntaperinnän lisäksi pyydettiin tarjous toiseltakin yritykseltä, jonka palvelut olivat suunnilleen samalla tasolla. Asian ratkaisi kuitenkin se, että Kauniainen päätti liittyä Sarastian omistajaksi, jolloin kustannuksissa säästettiin selkeästi.
– Suomen Kuntaperinnän ohjelma ja käyttöliittymä myös vakuuttivat, Boström sanoo ja jatkaa:
– Lisäksi Suomen Kuntaperinnän kotimaisuus oli arvona hyvä, vaikka se ei luonnollisesti voinut lain mukaan olla valintakriteeri.
Uudesta palvelusta tiedotettiin ajoissa mm. KaunisGrani-lehdessä ja kotisivuilla. Laskuihin laitettiin myös etukäteen tieto tulevasta muutoksesta. Kauniaisten kokemuksen mukaan Suomen Kuntaperinnältä tuli hyvin apua ja neuvoja siirtymävaiheessa ja palvelu oli hyvin ystävällistä.
– Alkuun tuli vielä kaupungille puheluita laskuista, mutta melko nopeasti ihmiset oppivat soittamaan Suomen Kuntaperinnälle, kertoo Söderström.
Kaupunginlakimies Lena Filipsson-Korento muistelee, että siirtymävaihe oli aluksi hieman työläs.
– Osasyy oli kyllä se, etteivät kaikki laskutustiedot olleet ajan tasalla, mikä tietenkään ei ollut Suomen Kuntaperinnän vika. Suomen Kuntaperintä ei kuitenkaan perinyt tästä johtuneesta ylimääräisestä työstä palkkioita, hän jatkaa.
Perinnän ja selvittämisen yhteydessä saatiin kuitenkin tiedot päivitettyä ja ensimmäisen kierroksen jälkeen ei enää tullut palautteita juuri lainkaan. Nykyään pysytään aikatauluissa, perintä toimii ja tuloja tulee.
Tällä hetkellä Suomen Kuntaperintä hoitaa käytännössä kaikki Kauniaisten perintätoimet. Filipsson-Korento toteaa, että palvelu pelaa hyvin:
– Prosessi jatkuu ilman katkoksia, mikä johtuu toki siitä, että Suomen Kuntaperinnän henkilöt hoitavat perintää päätyökseen. Toimii paremmin ja tehokkaammin, kuin jos itse tehtäisiin.
Boströmin mukaan joistakin laskuista tulee vielä Suomen Kuntaperinnältä kyselyitä, mutta tapaukset ovat sellaisia, ettei ilman kyselyä niitä pystytä selvittämään. Tärkein muutos verrattuna entiseen liittyy Söderströmin mukaan kuitenkin asiakkaisiin eli kauniaislaisiin:
– Kaikkia asiakkaita käsitellään samalla tavalla, tasa-arvoisesti, tasapuolisesti.
Jos pitäisi suositella Suomen Kuntaperintää asteikolla 4–10, kolmikko antaa lyhyen harkinnan jälkeen yhdeksän ja puoli.
– Ei tullut mieleen muuta selitystä kuin parantunut yhteistyö ja tehokkaasti toiminut vuokravalvonta ja perintä, toteaa toimitusjohtaja Juha Tiitta.
Alussa oli puolin ja toisin hieman hakemista, mutta viimeisen vuoden aikana yhteistyö on toiminut mainiosti. Asukkailta ei ole juurikaan tullut valituksia.
– On koettu, että asioista on helppo keskustella ja asukaspalautteen perusteella Kuntaperinnän yhteyshenkilöt ovat olleet hyvin myös asiakkaiden tavoitettavissa, Tiitta jatkaa.
Viime aikoina on omilta työntekijöiltä tullut erittäin positiivista palautetta; koetaan että yhteistyö toimii hyvin. Olennaisina tekijöinä ovat hyvän yhteistyön lisäksi toimiva asiakas- ja vuokraneuvonta sekä perintä. Tämä näkyy samantien hyvin talouden puolella, kuten esimerkki laskeneesta keskisummasta konkreettisesti osoittaa.
Perintäyhteistyö on viimeisin esimerkki Kotkan Asuntojen ja Sarastian pitkässä ja laajassa yhteistyössä.
– Yhteistyö alkoi jo vuonna 2009, jolloin tehtiin ulkoistamisratkaisut silloisen Taitoan kanssa. Heille siirtyi osto- ja myyntireskontra, kirjanpito, palkanlaskenta sekä maksuliikenne, kertoo Tiitta.
Samalla kaksi Kotkan Asuntojen työntekijää siirtyi Taitoan palvelukseen.
– Tämä liittyi riskien hallintaan. Haettiin toisaalta kumppania jolla on osaamista ja henkilökuntaa laajemmin, mutta kun kirjanpitäjä oli edelleen sama henkilö kun aiemmin, varmistettiin että homma pelaa, Tiitta jatkaa.
Seuraavaksi siirtyivät taloussuunnittelu ja raportointi, ja viimeisenä perintäpalvelut. Myös julkisten hankintojen kilpailutukset on jo pitkään toteutettu yhteistyössä Sarastian hankintapalveluiden kanssa.
– Nykyään Sarastia on strateginen kumppani, he ovat syvällä mukana liiketoiminnassa.
Tiitan mukaan yhteistyö on sujunut alusta asti niin hyvin, että aiemmat kokemukset vaikuttivat myös perinnän siirtämisessä Sarastiaan.
Kaiken kaikkiaan isotöiset siirtymät onnistuivat mutkattomasti, vaikka niihin liittyi vaativia tietojärjestelmien määrittelyitä ja tiedonsiirtoa. Tässäkin auttoi osaltaan kahden työntekijän siirtyminen Sarastian palvelukseen. Hyvästä yhteistyöstä kertoo myös, että molemmat ovat yhä tänä päivänä Sarastialla.
Käytännössä päivittäinen yhteistyö, asioista helppo sopiminen ja asiakkaan näkökulman huomioiminen ovat asioita, joiden perusteella Tiitta sanoo lopuksi:
– Olen Sarastiaan tosi tyytyväinen, voin suositella, kiitettävän arvoista palvelua!
Juttu julkaistu alunperin Sarastia Kuntaperinnän sivustolla.
Perintään panostaminen, sen keskittäminen ja kumppanuus Suomen Kuntaperinnän (ent. Sarastia Kunteperintä) kanssa ovat olleet Turun kaupungille kannattava ratkaisu. Perinnän onnistumisprosentti kasvoi lähes 30 % ja perintätulos nousi lähes 50 %. Saatavat kotiutuvat huomattavasti aiempaa nopeammin, mikä on kohentanut kaupungin maksukykyä. Lisääntyneet perintätulot voidaan käyttää kaupungin asukkaiden parempaan palveluun.
Rahan rinnalla Turussa iloitaan asiakaskokemuksen parantumisesta. Perintäpalvelujen koetaan olevan ammattimaisesti asiantuntijoiden hoitamia, kaikki tarvittava tieto saadaan yhdeltä ihmiseltä, perintäkulut ovat mahdollisimman pienet ja tilapäiset maksukyvyn heikentymiset huomioidaan mahdollisuuksien mukaan.
Turun kaupungin pitkä uudistamisen tie johti onnistumiseen
Ihan hetkessä hyviin perintätuloksiin ja ihmistä ymmärtävään perintäkulttuuriin ei päästy. Turun kaupunki ulkoisti perinnän noin 10 vuotta sitten ja lopputuloksena oli heikko perintätulos sekä epäselvät ja sekalaiset toimintamallit ja vastuut. Muutokseen päästiin kiinni vuonna 2016, kun perintäprosessia lähdettiin uudistamaan. Onnistumisessa tärkeää oli oma ja kumppanin sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin ja valmius oppia toisilta.
Einiö kertoo, että uudistuksen aluksi päätettiin hypätä ensin askel taaksepäin. Esiin kaivettiin aiemmassa ulkoistamisprojektissa epäonnistumisen syyt. Nykytilasta tehtiin täsmällinen kartoitus prosessinkuvausten kanssa. Sitten hahmotettiin tavoitetila sekä prosessien kuntoon laittamisen ja uudistusten tärkeysjärjestys. Korjauslistaan saatiin kaikkiaan 49 toimenpidettä. Uusi, keskitetty perintämalli otettiin käyttöön vuoden 2017 alussa, kumppanina Suomen Kuntaperintä.
Miten perinnän parantamisessa onnistuttiin?
Toiminnan selkeät raamit, määritellyt prosessit ja vastuunjako sekä uudistukset toimivallassa ja päätösten tekemisessä ovat sujuvoittaneet perintää huomattavasti. Uusi tapa on mahdollistanut inhimillisemmät ja yhdenvertaisemmat kohtaamiset.
Turussa on ymmärretty, että kaikkia saatavia ei voida periä samalla tavoin. Eroja eri laskutusryhmien välillä on ja tavoitteena on huomioida aina myös ihmisten elämäntilanne. Esimerkiksi maksusuunnitelmia tehdään aiempaa joustavammin, hyvin tuloksin. Tärkein maksuhalukkuutta lisäävä tekijä on kuitenkin perintäpalvelun parempi saavutettavuus ja asioiden ketterä hoitaminen yhden yhteyshenkilön kanssa.
Nappaa Turun kaupungin ja Suomen Kuntaperinnän vinkit perinnässä paremmin onnistumiseen ja toiminnan uudistamiseen:
- määritelkää, mitä tarvitaan ja halutaan
- tehkää kattavat kuvaukset nykytilasta ja -prosesseista
- selkeä yhteinen tahtotila ja tavoitteet
- sopikaa vastuunjako: kuka päättää ja mistä
- sopikaa, kenellä on kokonaisvastuu
- motivoikaa, osallistakaa, tehkää yhteistyötä
- kouluttakaa, vuorovaikuttakaa ja viestikää aktiivisesti
- sopikaa seurantatavat ja onnistumisen mittarit
- oppikaa yhdessä palautteesta jakamalla sitä toisillenne: jatkuvan kehittämisen malli
Suomen Kuntaperintä hoitaa maksuvalvonnan ja perinnän palvelut: maksumuistutukset, vapaaehtoisen ja oikeudellisen perinnän sekä jälkiperinnän.
– Palvelu on toiminut hyvin ja se on ollut erityisen joustavaa. Palvelumäärittelyt ja räätälöinti ovat menneet kohdilleen, sanoo Mikkelin kaupungin talousjohtaja Heikki Siira.
Myös vt. taloussuunnittelupäällikkö Tiia Tamlander on tyytyväinen perintäpalveluun.
– Työstimme jo Taitoan aikana palvelua yhdessä. He ovat kuunnelleet hyvin toiveitamme ja aina valmiita kaikin tavoin toteuttamaan ne. Toiminta ja aika muuttuvat koko ajan. Olemme viilailleet toimintoja muutamaan otteeseen asiantuntijan kanssa ja päivittäneet palvelukuvaukset meille parhaiksi mahdollisiksi, hän kiittelee.
Asiakkaan huomioiva joustava palvelu
Mikkelin perinnän palvelukuvaukseen on myös päivitetty tieto, että perinnän on oltava inhimillistä ja velallisen huomioivaa.
– Silti on huolehdittava siitä, että jos perusteet perinnälle on, se on tehtävä. Kun yksi taho hoitaa kaikki asiat, varmistetaan myös se, että kaikkien kohtelu on tasavertaista, Tamlander muistuttaa.
Myös Mikkelin kaupungin luottamushenkilö ja johto ovat katsoneet, että kotimainen ja kuntaomisteinen perintäyhtiö on julkiselle toimijalle toimiva ratkaisu. Kaupungin konserniyhtiöille on esitelty kaupungin ja Suomen Kuntaperinnän yhteistyötä ja positiivisia asiakaskokemuksia.
– Kaupungille on tärkeää asiakkaan huomioiva toimintamalli, perintäprosessin tehokkuus ja toimivat palveluratkaisut, tiivistää talousjohtaja Siira.
Toimivat työkalut
Siira ja Tamlander nostavat esille Suomen Kuntaperinnän tarjoaman online-verkkopalvelun, joka helpottaa yhteistyötä huomattavasti. Perintäohjelma huomioi kunta-alan erityispiirteet ja Suomen Kuntaperinnän oma, sisäinen järjestelmäkehitys takaa nopeat kehitys- ja muutosaikataulut.
– Se on kätevä palvelu, josta tiedot löytyvät aukottomasti. Kaikilla on palveluun käyttäjäkohtaiset tunnukset ja kaikki prosessiin liittyvät asiat tulevat sinne hyväksyttäväksi. Verkosta pääsee katsomaan koko tapahtumakuvauksen, ja näkemään että kaikki on hoidettu niin kuin on sovittu. Perinnän voi myös estää saatavakohtaisesti tai klikata eteenpäin laitettavaksi, Tamlander kertoo.
Perinnän estäminen voi tulla kysymykseen esimerkiksi päiväkotimaksun perinnässä. Toisinaan siis tarvitaan harkintaa, vaikka asiakkaan velvollisuus onkin ilmoittaa itse maksuperusteiden muuttumisesta.
Muistathan!
Sarastian ja Monetran omistaja-asiakkaat voivat hankkia perintäpalvelut ilman kilpailutusta, mikä alentaa työ- ja resursointikustannuksia. Samalla säästyvät myös palveluntuottajien vaihdosta johtuvat järjestelmätyön kustannukset. Henkilökunnalla on kymmenien vuosien monipuolinen kokemus alasta ja siihen liittyvästä lainsäädännöstä.
PPSHP:llä on monta syytä olla myös jatkossa Suomen Kuntaperinnän perintäpalveluiden käyttäjä.
– Perintäyhtiön kotimaisuus on meille iso asia valinnan taustalla. Se, että sairaalamaksujen perintäkulut valuisivat ulkomaalaisessa omistuksessa oleville perintäyhtiöille ulkomaille, ei kuulosta hyvältä. Nyt raha ohjautuu kuntasektorille, mikä on kansantaloutemme kannalta kestävämpi ratkaisu, sanoo PPSHP:n talousjohtaja Jarkko Raatikainen.
Myös perintäyhtiön toimintatavalla on merkitystä. Perintäyhtiön voi perustaa hyvinkin kepein taustoin. Perintäyhtiön tulee rekisteröityä AVI:lla, mutta varsinaista lupaa ei enää tarvita. AVI voi kuitenkin kieltää sellaisen toiminnan kokonaan tai osittain, joka rikkoo lakia tai hyvää perintätapaa.
– Perintää voi tehdä niin monella tavalla. Suomen Kuntaperinnän tapa periä on inhimillinen ja tiedän, että siellä toimitaan tiettyjen periaatteiden mukaisesti. Jälkiperinnän ansaintalogiikka ei ole myöskään liian raju. Kaiken kaikkiaan käytäntö on sujunut mukavasti, Raatikainen lisää.
Toimiva kumppanuus perustuu luottamukseen
Myös julkiselle sektorille sopivat järjestelmät ja ohjelmistot vakuuttivat Raatikaisen.
– Ne sopivat nimenomaan sairaalan toimintaan ja ovat parhaan käytännön mukaisia, hän sanoo.
Raatikainen korostaa, että perintäyhtiö on heille kumppani, jonka kanssa toimitaan läheisessä yhteistyössä. Luottamus on toiminnan kivijalka.
– Emme hae vain sopivia järjestelmiä, vaan tiivistä kumppanuutta. Kliinisellä kilpailutuksella se olisi vaikea saavuttaa ja yhteistyöstä katoaisi pitkäjänteisyys, hän korostaa inhouse-toiminnan etuja.
PPSHP:n asiakasmaksut olivat vuonna 2018 vuodeosastolla 10,4 Me ja avohoidossa 11,7 Me eli yhteensä 23,3 Me. Summista kirjataan luottotappioiksi 500 000 – 900 000 euroa.
– Niinhän se on, että jos ihmisellä on maksuvaikeuksia, jää sairaalamaksu helposti maksamatta. Siitä kun ei synny nopeaa sanktiota verrattuna vaikka sähkölaskuun, Raatikainen sanoo.
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP)
PPSHP on pohjoisin viidestä Suomen yliopistollisesta sairaanhoitopiiristä. Sen toiminta-alueella asuu noin 400 000 ja Pohjois-Suomen kattavalla erityisvastuualueella noin 740 000 henkilöä. Sairaanhoitopiirillä on kaksi sairaalaa, Oulun yliopistollinen sairaala ja Oulaskankaan sairaala sekä kehitysvammahuollon toimintayksikkö. Erikoissairaanhoidon palvelut tuotetaan Pohjois-Pohjanmaalla suurimmaksi osaksi Oulun yliopistollisessa sairaalassa.
Oulun yliopistollisen sairaalan yhteydessä toimii 12 kunnan yhteinen päivystysyksikkö (Oulun seudun yhteispäivystys), joka vastaa jäsenkuntien perusterveydenhuollon ilta- ja viikonloppupäivystyksestä sekä erikoissairaanhoidon päivystyksestä.
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin kuuluu 29 jäsenkuntaa. Alueen suurin kunta on Oulu ja pienin Hailuoto.
