Dataskyddsbeskrivning

Behandling av personuppgifter i Revire inkasso Ab

Uppdaterad 21.9.2023

Allmänt

Suomen Perimistoimistojen Liitto ry (Förbundet för Finlands inkassokontor, SPL) har i sitt dokument ”Perintäalan tietosuojan käytännesäännöt” (Uppförandekod för dataskyddet inom inkassobranschen; SPL, 7.2.2019) konstaterat att SPL:s medlemsföretag konstaterar sig vara registerhållare. Revire Inkasso är inte medlem i SPL men förbinder sig till SPL:s tolkning.

SPL har konstaterat att de instruktioner som uppdragsgivaren ger gällande inkassouppdraget är sekundära för inkassobolaget gentemot de förpliktelser vilka finns i lagstiftningen samt att inkassobolaget alltid är skyldigt att när det gäller behandlingen av personuppgifter handla enligt de förpliktelser som lagen anger. Inkassobolaget kan, som utgångspunkt, således inte fungera som användare av personuppgifter i inkassoärenden, eftersom en sådan måste kunna förbinda sig till att följa registerhållarens instruktioner. Ett inkassobolag igen definierar enligt SPL självständigt användningsområdet och behandlingssätten för de personuppgifter vilka behandlas i inkassoverksamheten och är sålunda alltid en självständig registerhållare gällande inkassoverksamheten (Perintäalan tietosuojan käytännesäännöt, SPL, 2019, 3-4).

I detta dokument beskrivs behandlingen av personuppgifter i en situation där Revire Inkasso har rollen av registerhållare av personuppgifter Med registerhållare avses ett inkassobolag, som ensam eller i samarbete med andra definierar avsikten och praxisen med behandling av personuppgifter. Registerhållaren ansvarar för att man i behandlingen av personuppgifter följer gällande lagstiftning (Perintäalan tietosuojan käytännesäännöt, SPL, 2019, 4).

Registerhållarens centrala åligganden är enligt SPL:s uppförandekod följande (Perintäalan tietosuojan käytännesäännöt, SPL, 2019, 4):

Behandling av personuppgifter ska alltid vara saklig med beaktande av registerhållarens verksamhet. I inkassoverksamhet är det nödvändigt att behandla personuppgifter.
Användningsändamålet måste definieras
Bundenhet till användningsområdet: ett register som skapats för inkassoverksamhet samt de personuppgifter som ingår i registret får som utgångspunkt enbart användas för åtgärder som tjänar inkassoverksamheten.

Detta dokument kan definieras närmare med servicebeskrivningar och applikationsspecifika produktbeskrivningar. Revire Inkassos skilda dataskyddsbeskrivning finns som bilaga till detta dokument.

Behandlingens rättsliga grund, syfte och varaktighet

Den rättsliga grund för den behandling Revire Inkasso Ab genomför utgörs av de regler om ombud som finns i handelsbalkens (3/1734) 18 kapitel samt de regler om fullmakter som finns i 2 kapitlet i lagen om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (228/1929). Om frivilliga inkasso stadgas närmare i lagen om indrivning av fordringar (513/1999) (Perintäalan tietosuojan käytännesäännöt, SPL, 2019, 3).

Revire Inkasso tar bort eller anonymiserar de personuppgifter vilka hänför sig till inkassouppdrag i slutet av det år när det förflutit fem år sedan det uppdrag till vilka personuppgifterna hänför sig har avslutats. Längre än detta förvaras enbart sådana personuppgifter som ingår i verifikat. Förvaringen av dessa regleras i bokföringslagstiftningen.

Typ av personuppgifter samt gruppering av registrerade

I Revire inkasso behandlas följande grupper av personuppgifter:

Den registrerades basuppgifter såsom namn, personbeteckning, adress, e-postadress, telefonnummer och bankuppgifter
Den registrerades kredituppgifter
Den registrerades utsökningsuppgifter
Övriga, för indrivningen, nödvändiga tilläggsuppgifter om den registrerade, (exempelvis uppgifter om bouppteckning)
Användaruppgifter som användarnamn, kontaktuppgifter, användarrättigheter, krypterade lösenord, logguppgifter.

Behandling av personbeteckning

Revire Inkasso kan i sin verksamhet behandla sådan information som individualiserar gäldenären såsom exempelvis födelsetiden, individnumret och kontrolltecknet vilka alla ingå i personbeteckningen. Inkassobolagets rätt att hantera personuppgifter i samband med inkassouppdrag grundar sig bland annat på datasyddslagens § 2.

Behandling av en personbeteckning måste vara nödvändig för genomförandet av ett inkassouppdrag. Inkassobolaget ansvarar för att personbeteckningen inte i onödan finns i printade eller uppgjorda dokument. Personbeteckningen används inte synligt i exempelvis postförsändelser, Däremot är personbeteckningen i huvudsak nödvändig i dokument avsedda för myndighetsbruk eller annars i individualiseringen av en gäldenär (Perintäalan tietosuojan käytännesäännöt, SPL, 2019, 13).

Revire Inkasso använder personbeteckningen eller födelsetiden som individualiserande information i exempelvis följande situationer:

I betalningspåminnelse och/eller betalningsanmodan som sänds till ett försäkringsbolag.
- Ur en betalningspåminnelse eller -anmodan framgår inte till vilket skadeärende eller till viken person som lidit skada den eller de räkningar som ligger till grund för inkassoärendet hänför sig. Att utföra en åtgärd enbart på basen av vilken sjukvårdsinrättning som fakturerar samt räkningens nummer är omöjligt eftersom försäkringsbolaget inte kan sammankoppla uppmaningar med eventuella skadeärenden som är under behandling. Som tilläggsinformation behöver försäkringsbolagen individualiserande uppgifter på basen av skadan: kundens personbeteckning samt slutdel (om denna är känd), skadenummer/handläggningsbeteckning, registernumret för det fordon vars försäkring man söker ersättning ur, arbetsgivarens namn
Saldointyg
- Saldointyg levereras i huvudsak till intressebevakare för att utreda gäldenärens skuldsituation, till skuldrådgivare för uppgörande av frivillig eller formell skuldsanering/ackordsförfarande samt till förvaltare av dödsbo för uppgörande av bouppteckning och för att individualisera kunden märks kundens födelsetid ut på saldointyget.

Den registrerades rättigheter

Registerhållaren ansvarar för att den registrerades rättigheter tillgodoses. Även att identifiera den registrerade samt att möjliggöra en omfattande rapportering av uppgifterna är på registerhållarens ansvar.

On en registrerad vill använda sig av sina rättigheter gällande de tjänster som Revire Inkasso tillhandahåller skickas alla uppgifter som den registrerade, på basen av dataskyddslagstiftningen har rätt att få, till den registrerade.

Tillgång till egna uppgifter

En registrerad har inte som utgångspunkt åtkomst till de program som innehåller personuppgifter och som registerhållaren upprätthåller. För att tillgodose den registrerades rättigheter ges inte direkt åtkomst till Revire Inkassos inkassoprogram. Den registrerade kan ha begränsad åtkomst till systemet via exempelvis en portal och därigenom till sina personuppgifter enligt noggrant definierade användarrättigheter

Gällande de uppgifter till vilka den registrerade inte själv har åtkomst levererar Revire Inkasso en kopia till den registrerade över de personuppgifter som behandlas.

Rätt att korrigera uppgifter

Ifall den registrerade har begränsad åtkomst till inkassoprogrammet kan hen och ska hen på egen hand ändra basuppgifterna till den del hen har rättigheter att ändra dem.

Till de delar Revire Inkasso rättar uppgifterna ska begäran om rättelse ske via Revire Inkassos kundtjänst.

Rätta att ta bort uppgifter

Revire Inkasso Ab tar, utan onödigt dröjsmål, på den registrerades begäran bort de personuppgifter som rör den registrerade och som denne har rätt att få raderade i de fall när kriterierna i artikel 17 i dataskyddsförordningen fylls. Ansvaret för att uppgifterna raderas ligger enbart på registerhållaren.

De registrerade har inte nödvändigtvis absolut rätt att radera sina egna uppgifter. I alla fall behandlas ett borttagande som enskilda fall med beaktande av de krav som lagstiftningen ställer samt de förpliktelser som satts på registerhållarens verksamhet. Den registrerades rätt att få sina uppgifter raderade är sekundär gentemot registerhållarens lagstadgade förpliktelser.

Rätt att begära begränsningar i behandlingen

Den registrerade har rätt att registerhållaren begränsar behandlingen om kriterierna i artikel 18 uppfylls. Begäran ska riktas till registerhållaren.

Rätt att göra klagan till övervakande myndighet

Om den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter bryter mot EU:s allmänna dataskyddsförordning har den registrerade rätt att rikta en klagan till övervakande myndighet, i Finland dataskyddsombudsmannens byrå.

Automatiskt beslutsfattande

Revire Inkasso använder sig inte av sådant automatiskt beslutsfattande eller sådan profilering som avses i dataskyddsförordningen.

Den registrerades övriga rättigheter

Till den registrerades övriga rättigheter hör dessutom rätten att motsätta sig behandling, rätten att överföra uppgifter från ett program till ett annat och rätten att återta ett medgivande i de fall där behandling baserar sig på medgivande.

Den behandling av personuppgifter som Revire Inkasso utför baserar sig på tidigare nämnd lagstiftning.

Personuppgifternas mottagargrupper

Revire Inkasso överlåter personuppgifter till följande grupper:

Utsökningsmyndigheterna
Rättsväsendet i Finland
Kreditinformationsinstanserna

Överlåtande av personuppgifter

Revire Inkasso överlåter inte personuppgifter till andra än i föregående punkt nämnda instanser.

Register- och dataskyddsbeskrivning

1. Registeransvarig

Revire Inkasso Ab
FO-nummer 2689224-6
PB 41, 15101 LAHTIS

2. Kontaktperson vid registerärenden

Dataskyddsombud
Katja Ravi
tietosuojavastaava@revire.fi

Verkställande direktör
Christian Sjöstrand
christian.sjostrand@revire.fi

3. Registrets namn

Revire Inkasso Ab, inkassoregister

4. Rättslig grund och avsikten med personuppgiftshanteringen

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är

– lag (stadgandena i handelsbalkens (3/1734) 18 kapitel om sysslomän eller ombudsmän, stadgandena i lagens om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (228/1929) 2 kapitel om fullmakt, lag om indrivning av fordringar (513/1999))

Avsikten med registret är en yrkesmässig skötsel av inkassoärenden. Uppgifterna används i frivillig och juridisk inkassoverksamhet samt i brotts-, tviste- och ansökningsärenden vilka hänför sig till inkassoärenden samt övriga till inkassoärenden anknutna åtgärder och till åtgärder anknutna till rapportering, uppföljning och övervakning.

Registrerade uppgifter används även till att uppfylla de plikter på yrkesmässig inkassoverksamhet som stadgas i lag samt för registerhållarens statistikföring, vid vilken uppgifterna behandlas så att de inte kan identifieras till att gälla en enskild person. Uppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

5. Registrets innehåll

I registret kan sparas namn, personbeteckning/FO-nummer eller födelsetid, adress, telefonnummer, e-postadress, bankförbindelse, namn och kontaktuppgifter för kontaktperson eller intressebevakare för de personer vilka är föremål för en inkassoåtgärd samt för uppdragsgivarna. Dessutom kan i registret sparas:

Uppgifter som hänför sig till skulden och dess betalande
Uppgifter som hänför sig till inkassouppdragets behandlingsfaser
Uppgifter som hänför sig till inkassoåtgärderna och inkassofaserna
Sådana, för skötandet av uppdraget nödvändiga, uppgifter som uppdragsgivaren lämnat
Sådana, för skötandet av uppdraget nödvändiga, uppgifter som inkassokunden själv lämnat (t.ex. per telefon eller e-post)
Sådana, för skötandet av uppdraget nödvändiga, uppgifter vilka kan fås från offentliga register
Övriga, för skötandet av uppdraget, nödvändiga uppgifter

Revire Inkasso avlägsnar eller anonymiserar de personuppgifter vilka hänför sig till inkassouppdrag då fem år har förlöpt sedan det uppdrag till vilket personuppgifterna hänför sig har avslutats. Enbart sådana personuppgifter som finns i verifikat sparas längre. Förvarandet av dessa baserar sig på bokföringslagstiftningen.

6. Informationskällor som i regel används

De uppgifter som sparas i registret fås från följande instanser:

Uppdragsgivarna (uppgifter om inkassouppdraget, inkassokunden och skulden)
Inkassokunderna (uppgifter om kunden, skulden samt dess betalande)
Registerhållarens egen verksamhet (information om inkassoärendet)
Utsökningsmyndigheterna (uppgifter gällande utsökningsförfarande)
Domstolarna (uppgifter gällande juridiskt inkasso)
Befolkningsregistret (adress- och personuppgifter)
Rättsskyddscentralen (uppgifter om konkurser, företagssanering och skuldstrukturering)
Kreditupplysningsregistren (offentlig information ombetalningsstörningar)
Företags- och organisationsdatasystemet (FODS) (företagsinformation)
Beskattaren (offentliga beskattningsuppgifter)
Patent- och registerstyrelsen (PRS) (identifierande uppgifter gällande inkassokunden)
Nummer-, adress- och kontaktinformationsföretag (telefonnummer, adressuppgifter)
Magistraterna (intressebevakaruppgifter)

7. Utlämnande och överföring av information till mottagare inom den Europeiska Unionen

Information överlämnas som regel inte till övriga instanser. Information kan offentliggöras till den del det överenskommit om detta med inkassokunden.

Information ur registret överlåts på basen av uppdragsavtal och i de situationer som ikraftvarande lagstiftning vid varje enskild tidpunkt tillåter och förpliktigar:

Till uppdragsgivaren
Till inkassokunden själv
Till domstolarna
Till utsökningsmyndigheterna
Till kreditupplysningsbolagen
Till nummer-, adress- och kontaktuppgiftsservicebolagen för granskande av informationen

8. Utlämnande och överföring utanför Europeiska Unionen (EU) eller Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES)

Information överför inte utanför EU- och EES-länderna förutom i specialfall (t.ex. om inkassokunden bor utrikes utanför EU eller EES).

9. Principer för skydd av registret

Manuellt material förvaras enligt sekretessbestämmelserna Registeruppgifterna skyddas av individuella lösenord. Registerhållaren tar hand om att sparad information samt serverns användningsrättigheter och andra med beaktande av personinformationssäkerheten kritisk information behandlas konfidentiellt en enbart av de i personalen till vilkas arbetsbeskrivning det hör.

Vid användning av registret efterföljs försiktighet och den information som olika program använder skyddas på vederbörligt sätt. När registerinformation sparas på internetservrar sörjs för deras fysiska och digitala skydd på relevant sätt.

10. Kontrollrätt och rätt att få personuppgifterna korrigerade

Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifter som sparats om honom eller henne i registret och begära att begära att felaktiga eller bristfälliga uppgifter korrigeras eller kompletteras. Om den registrerade vill granska den informations som sparats on honom/henne ska begäran ska framföras skriftligen till registerhållaren. Registerhållaren kan vid behov be den som framför begäran att legitimera sig. Registerhållaren svarar den som framfört begäran inom ramarna för den tid som fastställts i den allmänna dataskyddsförordningen (i regel inom en månad från det att begäran framfördes).

11. Övriga rättigheter vilka hänför sig till behandling av personinformation

En person som upptagits i registret har rätt att den information som finns om honom/henne borttagen ur registret (”rätt att glömmas bort”). En i registret upptagen person har även övriga rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning som begränsning av behandling av personuppgifter i särskilda situationer. Begäran ska framföras skriftligen till registerhållaren. Registerhållaren kan vid behov be den som framför begäran att legitimera sig. Registerhållaren svarar den som framfört begäran inom ramarna för den tid som fastställts i den allmänna dataskyddsförordningen (i regel inom en månad från det att begäran framfördes).

12. Rätt att klaga till myndigheterna

Var och en registrerad har rätt att göra ett klagomål till övervakande myndighet. (i Finland dataskyddsombudsmannens byrå), om den registrerade anser att behandlingen av hans/hennes personuppgifter bryter mot den allmänna dataskyddsförordningen.

13. Förvaring av dokument och information som hänför sig till inkassoverksamheten

Utövare av inkassoverksamhet ska förvara dokument och information som hänför sig till inkassouppdraget under fem år efter att inkassoåtgärderna avslutats, om det inte i övrig lagstiftning stadgas om en längre förvaringstid (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2018/20180411).