Tietosuojaseloste / Dataskyddsbeskrivning

Tietosuojaseloste asiakkaalle (scrolla ner för svensk version)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Revire Perintä Oy
Y-tunnus: 2689224–6
Osoite: PL 41, 15101 Lahti
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@revire.fi

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Revire Perintä Oy:n kulloinkin asiakas- ja sidosryhmäsuhteissaan noudattama tietosuojakäytäntö.

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö, tietosuojavastaava (va).

Nimi: Christian Sjöstrand
Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@revire.fi / christian.sjostrand@revire.fi

3. Rekisterin nimi

Revire Perintä Oy:n perintärekisteri sekä asiakas- ja sidosryhmäsuhteita koskeva henkilörekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen ja yhteydenpito yhteyshenkilöihin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on perintätoiminnan osalta:

kauppakaaren (3/1734) 18 luvun asiamiestä koskevat säännökset
varallisuusoikeudellisista oikeustoimista annetun lain (228/1929) 2 luvun valtuutusta käsittelevät säännökset
laki saatavien perinnästä (513/1999))

Rekisterin tarkoitus on ammattimainen perintätoimeksiantojen hoitaminen. Tietoja käytetään vapaaehtoisessa ja oikeudellisessa perinnässä sekä perintäasioihin liittyvissä rikos-, riita- ja hakemusasioissa sekä muissa perintätoimeksiantoihin liittyvissä tehtävissä ja raportointiin, seurantaan ja valvontaan liittyvissä tilanteissa.

Rekisteröityjä tietoja käytetään myös ammattimaiselle perinnänharjoittajalle laissa säädettyjen velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän harjoittamassa tilastoimistarkoituksessa, jolloin tietoja käsitellään niin, että niitä ei voida tunnistaa tiettyjä henkilöitä koskeviksi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Muiden kuin perintäasioiden osalta on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset tai henkilön suostumus. Yrityksen oikeutettu etu on palveluja koskeva asiakasviestintä, joka liittyy vastaanottajan vastuualueeseen organisaatiossaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

Perintätoiminnan osalta voidaan rekisteriin tallettaa toimeksiantajien ja toimeksiannon kohteena olevien perintäasiakkaiden nimi, henkilö-/y-tunnus tai syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkiyhteystiedot, yhteyshenkilöiden tai edunvalvojien nimi ja yhteystiedot. Lisäksi rekisteriin voidaan tallettaa:

Saatavaa ja sen maksamista koskevat tiedot
Toimeksiannon käsittelyvaihetta koskevat tiedot
Perintätoimenpiteitä ja perinnän vaihetta koskevat tiedot
Toimeksiantajan ilmoittamat muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
Perintäasiakkaan itse (esim. puhelimessa tai sähköpostilla) antamat toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
Julkisista rekistereistä saatavat toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
Muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot

Revire Perintä Oy poistaa tai anonymisoi perintätoimiin liittyvät henkilötiedot sen vuoden lopussa, kun on kulunut viisi vuotta siitä, että henkilötietoon liittyvä perintätoimeksianto on päättynyt. Tätä pidempään säilytetään vain sellaisia henkilötietoja, jotka sisältyvät tositteisiin. Näiden säilyttäminen taas perustuu kirjanpitolainsäädäntöön.

Muun toiminnan osalta rekisteriin voidaan tallettaa:

Yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Työtehtävään liittyvät tiedot kuten tehtävänimike ja vastuualue
Työnantajaorganisaatiota koskevat tiedot

6. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan perintätoimintaan liittyen seuraavilta tahoilta:

Toimeksiantajat (toimeksiantoa, perintäasiakasta ja saatavaa koskevat tiedot)
Perintäasiakkaat (perintäasiakasta sekä saatavaa ja sen maksuja koskevat tiedot)
Rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta (perintään liittyvät tiedot)
Ulosottoviranomaiset (ulosottomenettelyä koskevat tiedot)
Tuomioistuimet (oikeudelliseen perintään liittyvät tiedot)
Väestörekisteri (osoite- ja henkilötiedot)
Oikeusrekisterikeskus (konkurssi-, yrityssaneeraus- ja velkajärjestelytiedot)
Luottotietorekisterit (julkiset maksuhäiriötiedot)
YTJ (yritystiedot)
Verottaja (Julkiset verotiedot)
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) (perintäasiakkaan yksilöintitiedot
Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyritykset (puhelinnumerot, osoitetiedot)
Maistraatit (edunvalvontatiedot)

Muuhun toimintaan liittyen saadaan henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään sekä julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta ja tapahtumien yhteydessä.

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

8. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle muuten kuin erityistapauksissa (esim. mikäli perintäasiakas asuu ulkomailla EU:n tai ETA:n ulkopuolella).

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, kuten asiakassopimuksen keston mukaisesti.

Perintätoiminnan harjoittajan on säilytettävä perintätoimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot viiden vuoden ajan perintätoimenpiteiden päättymisestä, jollei muualla laissa säädetä pidemmästä säilytysajasta (https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180411#Pidp446946496)

10. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa toimittamalla henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle kirjallinen, allekirjoitettu pyyntö yllä olevaan osoitteeseen. Tarkastuspyynnön tekijältä tarkistetaan henkilöllisyys.

Oikeus tiedon korjaamiseen

Revire Perintä Oy huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Revire Perintä Oy rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos esimerkiksi tietoja ei enää tarvita käsittelyä varten tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään salassapitomääräysten mukaisesti. Rekisteritiedot on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

12. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Revire Perintä Oy voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Revire Perintä Oy suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

Dataskyddsbeskrivning

1. Registeransvarig

Revire Inkasso Ab

FO-nummer 2689224–6

PB 41, 15101 LAHTIS

2. Kontaktperson vid registerärenden

Dataskyddsombud

Christian Sjöstrand, tietosuojavastaava@revire.fi / christian.sjostrand@revire.fi

3. Registrets namn

Revire Inkasso Ab:s inkassoregister samt personregister för kund- och intressegruppsförhållanden.

4. Rättslig grund och avsikten med personuppgiftshanteringen

Avsikten med hanteringen av personuppgifterna är upprätthållande av kundförhållandena och hållande av kontakt till kontaktpersonerna.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning för inkassoverksamheten är

stadgandena i handelsbalkens (3/1734) 18 kapitel om sysslomän eller ombudsmän,
stadgandena i lagens om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (228/1929) 2 kapitel om fullmakt
lag om indrivning av fordringar (513/1999))

Avsikten med registret är en yrkesmässig skötsel av inkassoärenden. Uppgifterna används i frivillig och juridisk inkassoverksamhet samt i brotts-, tviste- och ansökningsärenden vilka hänför sig till inkassoärenden samt övriga till inkassoärenden anknutna åtgärder och till åtgärder anknutna till rapportering, uppföljning och övervakning.

Registrerade uppgifter används även till att uppfylla de plikter på yrkesmässig inkassoverksamhet som stadgas i lag samt för registerhållarens statistikföring, vid vilken uppgifterna behandlas så att de inte kan identifieras till att gälla en enskild person. Uppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

I annat än inkassoärenden är den rättsliga grunden för hantering av personuppgifterna den registeransvarigas berättigade intresse, avtal som hänför sig till kundförhållandet eller personens medgivande. Företagets berättigade intresse är kundkommunikation som hänför sig till mottagarens ansvarsområde i sin egen organisation.

5. Registrets innehåll

I registret kan gällande inkassoverksamheten sparas namn, personbeteckning/FO-nummer eller födelsetid, adress, telefonnummer, e-postadress, bankförbindelse, namn och kontaktuppgifter för kontaktperson eller intressebevakare för de personer vilka är föremål för en inkassoåtgärd samt för uppdragsgivarna. Dessutom kan i registret sparas:

Uppgifter som hänför sig till skulden och dess betalande
Uppgifter som hänför sig till inkassouppdragets behandlingsfaser
Uppgifter som hänför sig till inkassoåtgärderna och inkassofaserna
Sådana, för skötandet av uppdraget nödvändiga, uppgifter som uppdragsgivaren lämnat
Sådana, för skötandet av uppdraget nödvändiga, uppgifter som inkassokunden själv lämnat (t.ex. per telefon eller e-post)
Sådana, för skötandet av uppdraget nödvändiga, uppgifter vilka kan fås från offentliga register
Övriga, för skötandet av uppdraget, nödvändiga uppgifter

Revire Inkasso avlägsnar eller anonymiserar de personuppgifter vilka hänför sig till inkassouppdrag då fem år har förlöpt sedan det uppdrag till vilket personuppgifterna hänför sig har avslutats. Enbart sådana personuppgifter som finns i verifikat sparas längre. Förvarandet av dessa baserar sig på bokföringslagstiftningen.

Gällande övrig verksamhet kan i registret paras:

kontaktuppgifter såsom namn, e-postadress och telefonnummer
uppgifter som hänför sig till arbetsuppgifterna såsom titel och ansvarsområde
uppgifter om arbetsgivarorganisationen

6. Informationskällor som i regel används

De uppgifter som sparas i registret gällande inkassoverksamheten fås från följande instanser:

Uppdragsgivarna (uppgifter om inkassouppdraget, inkassokunden och skulden)
Inkassokunderna (uppgifter om kunden, skulden samt dess betalande)
Registerhållarens egen verksamhet (information om inkassoärendet)
Utsökningsmyndigheterna (uppgifter gällande utsökningsförfarande)
Domstolarna (uppgifter gällande juridiskt inkasso)
Befolkningsregistret (adress- och personuppgifter)
Rättsskyddscentralen (uppgifter om konkurser, företagssanering och skuldstrukturering)
Kreditupplysningsregistren (offentlig information ombetalningsstörningar)
Företags- och organisationsdatasystemet (FODS) (företagsinformation)
Beskattaren (offentliga beskattningsuppgifter)
Patent- och registerstyrelsen (PRS) (identifierande uppgifter gällande inkassokunden)
Nummer-, adress- och kontaktinformationsföretag (telefonnummer, adressuppgifter)
Magistraterna (intressebevakaruppgifter)

Gällande den övriga verksamheten fås personuppgifter av den registrerade eller från offentliga källor, såsom organisationernas offentliga webbplatser samt i anslutning till olika evenemang.

7. Utlämnande och överföring av information

Information ur registret överlåts till myndigheterna i de situationer som ikraftvarande lagstiftning vid varje enskild tidpunkt tillåter och förpliktigar.

8. Utlämnande och överföring utanför Europeiska Unionen (EU) eller Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES)

Information överför inte utanför EU- och EES-länderna förutom i specialfall (t.ex. om inkassokunden bor utrikes utanför EU eller EES).

9. Förvaring av dokument och information som hänför sig till inkassoverksamheten

Personuppgifter förvaras så länge som de behöver förvaras för att uppfylla det ändamål för vilka de har samlats in i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning, såsom i enlighet med ikraftvarande kundförhållande.

Utövare av inkassoverksamhet ska förvara dokument och information som hänför sig till inkassouppdraget under fem år efter att inkassoåtgärderna avslutats, om det inte i övrig lagstiftning stadgas om en längre förvaringstid (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2018/20180411).

10. Den registrerades rättigheter

Kontrollrätt och rätt att få personuppgifterna korrigerade

Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifter som sparats om honom eller henne i registret och begära att begära att felaktiga eller bristfälliga uppgifter korrigeras eller kompletteras. Om den registrerade vill granska den informations som sparats on honom/henne ska begäran ska framföras skriftligen till registerhållaren. Registerhållaren kan vid behov be den som framför begäran att legitimera sig. Registerhållaren svarar den som framfört begäran inom ramarna för den tid som fastställts i den allmänna dataskyddsförordningen (i regel inom en månad från det att begäran framfördes).

Övriga rättigheter vilka hänför sig till behandling av personinformation

En person som upptagits i registret har rätt att den information som finns om honom/henne borttagen ur registret (”rätt att glömmas bort”). En i registret upptagen person har även övriga rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning som begränsning av behandling av personuppgifter i särskilda situationer. Begäran ska framföras skriftligen till registerhållaren. Registerhållaren kan vid behov be den som framför begäran att legitimera sig. Registerhållaren svarar den som framfört begäran inom ramarna för den tid som fastställts i den allmänna dataskyddsförordningen (i regel inom en månad från det att begäran framfördes).

Rätt att klaga till myndigheterna

Var och en registrerad har rätt att göra ett klagomål till övervakande myndighet. (i Finland dataskyddsombudsmannens byrå), om den registrerade anser att behandlingen av hans/hennes personuppgifter bryter mot den allmänna dataskyddsförordningen.

11. Principer för skydd av registret

Manuellt material förvaras enligt sekretessbestämmelserna Registeruppgifterna skyddas av individuella lösenord. Registerhållaren tar hand om att sparad information samt serverns användningsrättigheter och andra med beaktande av personinformationssäkerheten kritisk information behandlas konfidentiellt en enbart av de i personalen till vilkas arbetsbeskrivning det hör.

Vid användning av registret efterföljs försiktighet och den information som olika program använder skyddas på vederbörligt sätt. När registerinformation sparas på internetservrar sörjs för deras fysiska och digitala skydd på relevant sätt.

12. Ändringar i dataskyddet

Revire Inkasso Ab kan göra ändringar i denna dataskyddsbeskrivning samt i de uppgifter som ingår i den. Revire Inkasso Ab rekommenderar att de registrerade regelbundet kontrollerar denna dataskyddsbeskrivning för att få information om eventuella förändringar.